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【パソコン整理術】デジタルデータの整理、断捨離の方法やコツを教えます

ファイルやフォルダなどのパソコンデータを整理、断捨離しましょう

パソコンのデスクトップをごちゃごちゃにしたり、ずさんなファイル管理をしていませんか?今回は、そんな人向けに、パソコンの中をすっきり整理するためのちょっとしたコツをまとめてみました。ぜひ参考にしてみてください。

デジタルデータにも当てはまる整理術、ポケットひとつの原則をまず理解しよう

入れ物(フォルダ)はかならず一つにする

まず、ポケットひとつの原則を理解しましょう。ポケットひとつの原則とは、『超』整理法の著者、野口悠紀雄氏が提唱する考え方です。

その考え方は簡単で、ポケット(いれもの)は一つにしたほうがいいということ。なにかがほしいとき、そこを探せば必ず見つかる、そこになければどこにもないという状態が理想的です。 デジタルデータの整理も、なるべくこの状態に近づけたほうがいいです。

衣服の収納に例えるなら、「衣類はこの棚にまとまってるから、ここを探せば目的の服が見つかるはず、なければ、どこにもないな」という状態が理想的。

ファイルをコピペ増殖させない。ドッペルゲンガー問題に陥らない

ドッペルゲンガーという言葉をご存知でしょうか。地球上には、自分とうり二つのそっくりさんが何人かいて、そのそっくりさんのことをドッペルゲンガーと言います。

ファイルも、コピペを繰り返すと、一見そっくりでも微妙に異なる、ドッペルゲンガーを生み出してしまうことがありますが、これをなるべく避けましょう。ダウンロードフォルダからデスクトップにコピペしたりするとき、よくやってしまいがちですよね。

ファイルやフォルダのみならず、アプリのショートカットなんかも増やしすぎないようにしましょう。chromeのショートカットをメニューバーとデスクトップ両方に置いてる人を結構見ますが、どちらか片方だけに置いておいても大丈夫ですよね。

原理的にはポケット一つの原則に忠実に従えばドッペルゲンガー問題に陥ることはないと思いますが、なかなかうまくいきません。どうしても似たよなファイルを複数所有しなけらばならないときは、バージョン管理や、どちらがオリジナルかを明確にすることで、問題を避けることができます。

必ず守ろう。デジタルデータの整理術

基本、ローカルファイルは一切持たない

パソコンのストレージなどのローカルには、一切のデータを保管しない方がいいです。その代わりに、EvernoteやDropboxなどのクラウドサービスを利用しましょう。理由は以下の通り。

  • クラウドサービスのほうが、ポケット一つの原則を達成しやすい。
  • 特にEvernoteにおいて、検索性が高い。

ファイルのコピペや移動で、同じようなファイルを量産してしまい、「どれが最新だっけ?」みたいなことは誰しも経験しているはずですが、ローカルファイルを一切持たなければ、そんな経験はしなくて済むはずです。

また、ローカルストレージに依存しすぎると、ハードが突然こわれるなどした場合の損失が甚大なものになります。リスクヘッジ的な観点からも、ローカルにファイルを置いておくことはあまりお勧めできません。

例外的に、高画質動画などの100MB以上の大きなファイルはローカルで管理したほうがいいです。理由は、それらファイルのダウンロードやアップロードにかかる時間が長く、手間がかかってしまうためです。

フォルダの階層を深くしすぎない

フォルダの階層を深くしすぎると、ほしいものを探しにくくなります。階層で管理するときは、多くとも3段階くらいに押さえておきましょう。

多すぎるフォルダはそれ自体を管理するのが手間になります。なるべく大雑把なカテゴリー分けを意識しましょう。

「その他」フォルダを作らない

その他フォルダはできれば作らないほうがいいです。その理由は、その他フォルダがファイルの墓場になってしまう可能性が高いため。

よくやってしまうのが、とりあえず、「その他」にぶち込んでおこうとその他にファイルを入れて、後で整理させずに死蔵されるパターンです。その他が一時的なファイル避難場所みたいになってしまうんですよね。その他フォルダを作らずに、ファイルを適宜分類する癖をつけましょう。

パソコンのデスクトップは常にまっさらに

デスクトップにごちゃごちゃファイルを置くことはご法度です。それ自体が注意資源の無駄づかいを誘発するので、やめましょう。

デスクトップはあくまでの仮置きの場所、置いておいていいのはブラウザのショートカットやゴミ箱くらいです。

きれいに整理される。ファイル、フォルダ名の付け方

データに名前を付けるときの基本

ファイル名をつけるときは、常に共通の規格(ルール)に従ってつけましょう。「あああああ.jpg」とか、「最新.docx」とか雑なつけ方をしていると、後々余計な手間がかかります。ちょっと面倒でもしっかりネーミングしたほうが後々のためです。

おすすめは、日時+中身+verの並べ方です。例えば、

180312_meetingreport_ver1.docx

といった具合です。メリットとして、名前順で並べた時に時系列になることや、日付により検索性が上がることなどがあげられます。

補足ですが、空欄よりアンダーバー(_)を使ったほうが、見栄えはよくなります。また、ver.1としてverと1の間にドット(.)を入れてしまうと、たまに拡張子がバグることがあるので、控えたほうがいいです。

数学の因数分解を意識した整理方法

中学校で必ず習う因数分解を覚えているでしょうか。

ax+bx=(a+b)x

のように、各項の共通項でくくってひとまとめにする数学的操作が、因数分解です。これは、ファイルの名前の付け方などに応用することができます。

たとえば、「日報」というフォルダの中に「日報_4月1日.docx」「日報_4月2日.docx」...などと、つらつら書いている場合があります。この場合、日報と4月という二つのワードが共通項になりますので、フォルダ名を「4月日報」として、ファイル名を「1日.docx」「2日.docx」としたほうが、視認性もぐっと上がります。

ファイル、フォルダ名を長くしすぎない

名前を長くしすぎると、一目で何のファイルかわからなくなります。例えばこんな感じです。

f:id:overconfidence1117:20180312203852p:plain

変なところで改行されたりするので、一目で何が入っているのかわかりにくいですよね。しかし、

f:id:overconfidence1117:20180312203816p:plain

こうかけば、一目でわかります。手間を減らすためにも、略称や俗称をつかってもいいので、視認性を重視してファイルやフォルダをネーミングしましょう。

ファイル、フォルダを削除するときに気を付けること

定期的にデータを消去する習慣をつける

ダウンロードフォルダには、ネットから落としたファイルがどんどんたまりがちです。また、ゴミ箱にもファイルがどんどんたまります。定期的に、空っぽにすることが効果的です。

Mac OSであればデフォルトで定期的にゴミ箱をからにする機能があります。windowsでも、定期的にフォルダやゴミ箱を監視して、自動的にファイルを削除する機能があります。

また、win機でファイルを削除するときなるべく「shift+delete」で完全削除することを習慣づけましょう。

同じファイルで、バージョンが複数ある場合、最初と最新だけ残しておく

リライトや推敲を繰り返すような場合、バージョン管理をしておきますよね。これも大量の不要ファイルを生み出す要因になるので、定期的に処理整理をしましょう。

たとえば、レポートファイルがver.1, ver.2....ver.10まで同じフォルダに保存されている場合、ver.1と10だけ残しておいて、残りの2から9はdeleteしても問題ないです。最初と最後だけ(初案と最終版だけ)残しておけば、何をどこまで改定したのかも後から把握できるので、問題ありません。

後から誰かに「例のファイルの最新版の前の前のやつ持ってきて!」なんて、まず言われませんよね。

取捨選択の基準は、その情報をいま使おうとしたときに使える状態になっているか

ファイルを消すときに考慮する基準は、「その情報を"いま"用いるとしたら、使える状態になっているか」です。つまり、いざ使おうと思っても使えないような状態になっているゴミ同然のデータは、持つ意味がないということです。

このことを踏まえると、以下のような判断基準でデジタルデータを断捨離できます。

例えば、パソコンに保管されている家計簿などのデータがもし、

  • いつかいたのかわからない(日時情報がない)
  • 誰が書いたのかわからない(文責が不明)
  • 何について書いてあるのかわからない
  • 参照元やエビデンスが不明瞭

である場合、例外なく消しても問題ないです。使おうと思っても使えないようなデータの価値は0に等しいので、消してください。

レポートのや感想文のwordファイルなどについても基準は同じです。すなわち、

  • その論文やレポートをいま引用するとしたら、できるか(説得力はあるか)
  • その論文やレポートはいま他人に公開できる形になっているか

などの基準で判断しましょう。今使おうと思っても使えない状態になっているのであれば、修正して利用可能な状態に持っていくか、捨てましょう。

(余談)パソコンの整理術を学ぶにはうってつけの書籍

超整理法(野口悠紀雄)

冒頭でも紹介した野口悠紀雄氏の著作「超整理法」はかなりおすすめ。スマホはもちろん、家庭にコンピュータがまだない1993年に書かれた書籍ですが、ポケット一つの原則など、整理術に関する原理原則を学ぶことができます。文庫版でも電子版でも利用可能。

漫画でわかる!情報整理術超入門(岡野純)

サラリーマン兼漫画家の岡野純さんのライフハック系コミック「漫画でわかる!情報整理術超入門」もおすすめ。

かわいらしいイラストの漫画ででさっと読めるのがいいところ。情報整理術のエッセンスが学べます。お値段もリーズナブルで、Kindle Unlimitedの対象です。

ライフハッカー式整理のアイデア122(小山龍介)

こちらの本も図解がメインで読みやすく、なおかつエッセンスも詰まっているので整理が苦手な人におすすめ。パソコン整理術のみならず、書類やデスク回り、鞄の中の整理ハックなんかも載っています。

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