そっちゃそのたわごと

ミニマリズムと断捨離が好きな20代。

移転しました。

約3秒後に自動的にリダイレクトします。

【アナログ版タスク管理】タスクとルーチンを紙きれで管理する方法

目次

はじめに

タスク、ルーチン管理ツールとして何を用いるか。」これは、永遠の課題かと思います。アプリであればWunderlistやToodledo、アナログベースであれば手帳やノートブックに書き込むことが主流かと思いますが、どれも一長一短なため、満場一致でこれが一番!と言えるツールは現状まだないのではないでしょうか。

タスク管理ツールのメンテナンスコストについて

ところで、タスクリストに要求される性能と言えば、おおよそ

  • プロジェクト、フォルダ管理ができること
  • 期日が設定できること
  • コンテクストが設定できること

だと思います。しかし、これらを設定するだけで、相当の時間と労力がとられます。つまり、リストを整備することに夢中になりすぎて、タスクを全然完了に導けないことが問題となりうるのです。こういう事情もあって、タスク管理アプリの機能のすべてを利用している人なんて、ほとんどいないのではないでしょうか。

おすすめはタスクを白い紙に書くこと

そこで、意外とお勧めなのが、白い紙にタスクを書き出すだけの手法。以下でその理由を説明します。

まず、プロジェクト管理、期日設定、コンテクスト管理などの複雑な操作を行わなくていいので、メンテナンスコストが圧倒的に少ないことがメリットです。やるべきタスクを常に100個とか1000個とか抱えていない限り、コンテクストやフォルダの管理を全くしなくても、運用は可能です。(そもそも、タスクを100個以上抱えているような状況の場合、それらを本当にやるべきか否かを吟味する、タスクの棚卸作業をする必要性があります。)

無地のノートではなく、白い紙で

また、無地のノートではなく、コピー用紙や切り離せる無地のメモ帳のようなツールがおすすめです。理由はシンプルで、ノートをパラパラとめくって探す作業、確認する必要のないリストに注意を払うことが手間、コストになるためです。

一枚の紙に書かれた項目だけに集中し、余計な情報が一切入ってこない状況のほうが、意思決定の力が上がるためタスクをより完了に導きやすくなります。

なぜタスク管理アプリではなく白い紙なのか?

次はアプリとの比較になりますが、アプリの場合、リストを確認する動作がかなり面倒です。すなわち、タスクを一つこなすだけでも、

  1. スマホを手に取る
  2. 電源を入れる
  3. アプリを探す
  4. 目的のリストを探す
  5. タスクを選ぶ
  6. タスクを実行する
  7. リスト中のアプリにチェックを入れる
  8. アプリを閉じる
  9. スマホをしまう

という八段階の動作を強いられるわけです。1タスクごとにこれをやるわけですから、そう考えるとものすごい無駄ですよね。

対して、紙で運用する場合

  1. 紙を取り出す
  2. タスクを選ぶ
  3. タスクを実行する
  4. チェックを入れる
  5. 紙をしまう

の五段階です。工程が減るため、手間の断捨離の観点からも紙が一歩上手です。

リストを財布に忍ばせておくのがいいかも

最後に、リストをどのように持ち歩くかですが、おすすめはA5サイズの紙を四つ折りにして財布や手帳などに忍ばせておくことがいいかなと思います。紙なので、スマホをいじれない状況の時にもさっと取り出して、やるべきことを確認できます。

ルーチン管理は英単語カードで

お次はアナログ版ルーチン管理テクニック。英単語テストや化学式、年代暗記などに用いる、「単語カード」。実はこれ、ルーチンワークの管理でつかえるツールとして用いることができます。私も運用していますが、かなり便利です。

英単語カードによるルーチン管理方法

準備するアイテム
  • 単語カード一束
  • カードが入る容器
  • フック

三番目のフックですが、ひっかける部分が、単語カードの「穴」にはまるサイズのものを選んでください。穴の内径は6mmくらいなので、これより小さいフックがいいです。

まずルーチンワークを洗い出す

洗濯機を回す、とか、一時間走る、など、定期的に行うタスクを洗い出しましょう。すでにほかのツールでルーチンワークを管理しているのであれば、それをそのまま転用してリストアップしてもOK。

単語カードの表にタスク名、裏にコンテクスト(@朝、@週末、@帰宅後など)を書く

例えば、表に、「洗濯機を回す」。裏に、「@起床後」などです。私の場合はなんとなくですが、英語で書いてます。

f:id:overconfidence1117:20180630193138j:plain

カードの束をコンテクスト別に分類して、見やすい位置にひっかける

カードの束をたくさん作ったら、次はコンテクスト別に分類しましょう。分類したら、束ごとにわけてフックにひっかけます。このとき、どのフックがどのコンテクストに対応するのか、ラベリングしておくといいです。

f:id:overconfidence1117:20180630193205j:plain

終わったタスクは完了につっこむ

完了したタスクは、完了(done)と書いた容器に入れましょう。カードがすべてこの容器に入ったらタスク完了、もう一度容器からカードを取り出してフックにかけなおします。

f:id:overconfidence1117:20180630193229j:plain

何がメリットなのか

デジタルツールにないメリットですが、ツール側から未完了タスクを視覚的に訴えてくれるというメリットがあります。やりたいタスクをこんな感じで机の上にバラまいておけば、完了させなければ、片づけなければという意思がわきやすくなります。

f:id:overconfidence1117:20180630193351j:plain

また、単語カードはコンビニでも売っていて、100円もかからない安さなので、コスト面からもお得です。

まとめ

タスク管理はただの白い紙に書き込むだけでも十分機能する。また、英単語や化学式を覚える単語カードは、ルーチンワークの管理に実は有効。ほかにも意外な運用方法があるかも?