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スケジュールのシェアならGoogleカレンダーが断然おすすめ。その理由や方法をご紹介

スケジュールのシェアならGoogleカレンダーが断然おすすめ

皆様は予定を管理するときにどのようなツールを用いていますでしょうか。おそらく、紙の手帳やスマホに標準搭載されているデフォルトのカレンダー等を主に用いているかと思います。

その中でも、私が特におすすめなのが、Google Calendarです。今更かよ、と思うかもしれませんが、意外と認知されていない、かつ、非常に便利な予定共有という機能があるため、私はGoogle Calendarをお勧めしています。

play.google.com

よく思うのですが、一人ひとりが各々のツールに予定を書き込むのと、誰かが代表して予定を書き込んだら、共有者全員に反映されるのとでは、後者のほうが圧倒的に楽じゃないですか。生産性おたくとしてこれを上手に利用しない手はないですよね。

予定をクラウド管理することの利点

まず、デジタルのカレンダーの強みとして、繰り返しの予定の設定が容易とか、カテゴリ別に設定できることからたくさん予定を設定しても視認性が落ちないなどがあります。このあたりはどのデジタルのカレンダーでも同じでしょう。

ただ、共有という観点からはGoogleが頭一つ抜きでているかと思います。以下で、その利点や上手な運用方法を説明します。

共有の種類は?

予定共有といっても、複数の方法があります。どこまで共有相手に権限を与えるかで分類でき、以下のような、

  • 変更および共有の管理権限
  • 予定の変更権限
  • 閲覧権限(すべての予定の詳細)
  • 予定の時間枠のみを表示(詳細を非表示)

の四種類があります(権限が高い順番に上から並べています。)。いずれも方法は簡単で、相手にURLを教えるだけでできます。詳細な方法が知りたい方は、以下の記事が便利。

他のユーザーとカレンダーを共有する - カレンダー ヘルプ

ケース別おすすめ利用方法

ケース1 同僚、チームとの予定共有

複数人のチーム内で予定を共有するのであれば、全員に変更および共有の管理権限の与えて誰もが加筆修正可能な状態にしましょう。それ専用のカテゴリを作成して、プライベートの予定と分離して運用するといいです。

ケース2 恋人との予定共有

例えば、恋人や配偶者と予定を共有する場合。

  • ”私の予定”(相手に閲覧権限のみ与えるor予定の時間枠のみ)
  • ”相方の予定”(相手から閲覧権限のみもらうor予定の時間枠のみ見せてもらう)
  • ”共通の予定”(変更及び共有の管理権限をどちらももつ)

の三つでカテゴライズして、運用するといいです。共通の予定には、デートや二人で行く旅などの予定を入れましょう。

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ケース3 家族間での予定共有

家族間で予定を共有するときも基本的な考え方はケース2と同じでいいと思います。すなわち、個人個人の予定を書くカテゴリと、家族共有の予定を書くカテゴリ(家族旅行など)を作成して管理すればうまくいきます。

ただ、年頃のお子さんの予定を見えるようにさせるのは少し気が引けますよね。そのような場合、「予定の時間枠を表示」にして対応しましょう。こうすれば、予定の内容は非表示になるため、ある程度のプライバシーは確保されます。

こんな利用法も

ケース4 カレンダーを不特定多数に公開する

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ブログや自分のHPでカレンダを一般公開して、不特定多数の方にカレンダーを見てもらう方法もあります。たとえば、

  • 資格試験の日程をまとめたオリジナルカレンダーを作成して、公開する。
  • 地元のイベントをまとめたカレンダーを作成して、公開する。

などです。

一般公開の Google カレンダーを作成、管理する - カレンダー ヘルプ