そっちゃそのたわごと

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【生産性向上】日常を高効率化するための仕組み化の方法を超具体的に説明します

はじめに

仕組み化という言葉も最近はなかなか市民権を得てきた気がします。この言葉は自分も大好きで、仕組み化は生産性を向上させるための有効な手段の一つです。

仕組み化が大事!という話はよく聞くのですが、じゃあ具体的にどうすればいいの?という情報が少ないと感じたので、まとめてみました。仕組み化とはそもそも一体何かという話は、ここでは割愛します。

仕組み化の目的は何?

仕組み化の目的は、

  • 余計なコストを減らす。
  • ウィルパワーを減らす。
  • 作業の精度、完成度を高める。
  • 再現性を高める。

などです。一言でいれば生産性を上げるためなのですが、それをざっくり要素分解すると上記のようなものになります。

ルーチンワーク(定型作業)が仕組化のカギ

考えてみれば簡単にわかりますが、不定期にやる作業や、そこまで頻繁にやらない作業を仕組化しても、あまり効果は期待できません。数年に一回やるかやらないかという作業と、毎日少なくとも一回はやる作業のどちらを高効率化したら全体としてお得かは、火を見るよりも明らかですよね。

そのため、毎日必ず行う作業(歯磨きとか、着替え等)とかを仕組化することがとても有効です。

ルーチンワークを洗い出す

まずは、自分が定期的に行っているルーチンワークをひたすら洗い出しましょう。毎日、毎週、毎月、毎年かならず、あるいは不定期でも高頻度で行う作業などがあれば、仕組み化するチャンスです。

この洗い出しのコツですが、こまごまとした作業でもしっかり洗い出すことがお勧めです。たとえば、

  • 切符を買う
  • スマホをみる
  • 出かける前に持ち物を準備する

なども典型的な定型業務です。しっかりこの段階でキャプチャしましょう。

仕組み化の前に、そもそもやる必要があるのか考える

自分がやっているルーチンワークに何があるかが明らかとなったら、さっそく仕組み化します。ただ、ここで一つ考えることがあります。それは、その作業をそもそもやる必要があるかどうか

業務を効率的に遂行するための仕組み化ですが、そもそもその作業をやる必要がない場合がよくあります。そのようなときは仕組み化はせず、作業を「しないことリスト」に組み込みましょう。

仕組み化の手段は4つ

ここまでくれば、ルーチンワーク、かつ、やらなれればならない作業が精選できたと思います。仕組み化の手段は主に4つ、「ギミックを仕込む」「マニュアル化する」「自動化する」および「外部委託する」です。

これらの手法を駆使して、精選したルーチンワークを高効率化しましょう。

1. ギミックを仕込む

仕組みという名の通り、日常の作業動線に仕掛け(ギミック)を仕込むシンプルなやり方です。

一番ベタなのはリマインダ。特定の時間になったら、あるいは特定の場所についたら、何をするか教えてくれる外部システムのことです。玄関のドアノブにその日に持ってく大事なものをかけとくとか、トイレの壁に英単語をびっしり掲示しておくとかも、この類になります。

他には、作業に必要な道具一式をあらかじめまとめておく、なども、作業に取り掛かりやすくするための仕組みになります。

2. マニュアル化する

作業手順、作業工程のリストを作成して、それを利用する方法です。イメージとしては、最初だけレシピを作って、そのあとはそれに従い作業を行う、といった感じ。

マニュアルを使うたびに加筆修正していき進化させれば、より精度の高い自分だけの工程リストが出来上がります。

3. 自動化する

自動化とは、作業自体を機械に任せてしまうこと。ベタな例だと、

  • 毎日の掃除→ルンバで代替
  • 毎日の洗濯物干し→全自動洗濯乾燥機で代替
  • 毎日の食器洗い→食洗器で代替

などがあります。これらアイテムは俗に「時短三種の神器」などと呼ばれています。Suicaのオートチャージも、「券売機でチャージする」という手間を自動化しているので、おそらくこの類になります。

他にはプログラムを利用した自動化手段もあります。例えば、

  • 日々のつぶやき→bot、IFTTTレシピで自動化
  • ファイルやメールの削除→macのautomatorやgmailのフィルタ機能で自動化

など。

4. 外部委託する

今はまさにAI時代の黎明期です。ですが残念ながら、機械で代替できない作業はやはりありますよね。

そのような作業はやはり生身の人間にお願いするのが合理的な方法です。今ではランサーズクラウドワークスココナラなどを使えば、匿名→匿名で作業を簡単に依頼できます。「私の代わりに一週間の献立を考えて」とか「服を選ぶ暇ないから代わりに選んで」などのお願いを、かなり気軽にすることができます。

さいごに

仕組み化の手法はこれだけではないかもしれませんが、この内容をうまく実践できれば、日常の高効率化には間違いなく貢献します。