そっちゃそのたわごと

ミニマリズムと断捨離が好きな20代。

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相手に苦痛を与えないメール、手紙の執筆方法

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毎日メールを読んだり、送ったりしたりする人は本当に多いと思います。

メールを書くことも当然しんどいのですが、僕はメールを読むことのほうがもっとしんどいと思っています。相手が文章を単純明快に歯切れよく書いてくれる方ならいいのですが、そうゆう場合ではないこともあります。すなわち、文章そのものがごちゃごちゃしていて、じっくり読まないと何が言いたいのかわからない文章があるのです。

自分がもらっていらっとするメールを、自分自身も送りたくないですよね。イライラの種をばらまいているみたいですから。

さて、具体例に入る前に、理解していただきたい原則があります。それは、重点先行主義という考え方。重点先行主義とは、大事な点、読者に最も理解してほしい点、ポイントを、文章の先頭に持ってくることです。文章は、読者が読み進めた地点までの情報のみで、あらすじを理解できるように書く必要があります。

長ったらしい文章の末尾に、重要事項が書いてあったら、いらっとしますよね。最後に、「ところで...」と書いてある箇所に大事な情報が書いてあったら、読む側にとってはいらいらの種です。

また、一つのメールに2つ以上のことが書いてある文章も避けるべきです。件名が「明日の予定と先日の会議のことについて」って書いてあったら、読むのしんどいですよね。素直に「明日の予定について」と「先日の会議のことについて」という2つのメールに書き分けましょう。

以上を踏まえれば、手紙やメールこのように書くのが理想的です。

20XX年YY月ZZ日

件名 : 資料を送ってください

はてぶ 次郎 さま

 

お世話になっております。

下記の資料を当方のアドレスに送付してください。

(1)昨日の会議の議事録

(2)来週の会議の議案

 

(1)は、当方で推敲した後に、後程メーリングリストにて皆に送付する予定です。

(2)についても、私のほうで手を加えた後に、上司に提出いたします。

 

よろしくお願いいたします。

はてな 太郎

上記の文例を書くときに意識したことは、「重点を前に置く」ということだけ。

詳細を知りたい、詳し知りたいという方は、下に読み進めればそれがわかるような構造になっています。

 読み手は件名→本文の頭→本文の末尾と読み進めていくわけですから。要点も、この順番で記載すべきです。

末尾に、追伸やP.S.を書いてもいいのですが、そこは読まなくても大事なところは伝わるように配慮しましょう。